La Boda de A&D. Lo que hay tras las bambalinas.
- Mónica Pino
- hace 4 minutos
- 10 Min. de lectura
He leído infinidad de artículos maravillosos sobre bodas increíbles que muestran el resultado final de un trabajo que sé, con absoluta certeza, ha sido intenso. Textos que suelen ir acompañados de esas imágenes que todos adoramos: arreglos florales perfectos sobre mesas de cuento, regalos para las invitadas que todas quieren copiar, damas de honor con maquillajes impecables y batas de seda todavía más impecables.
Yo también escribiré en unos días un artículo así. Porque, al final, también sentimos que es la recompensa de meses de trabajo y porque, cuando las cosas son bonitas, merece la pena mostrarlas.
Pero este no es ese artículo.
Este es el artículo de todo lo que sucede el día de la boda en la vida de una wedding planner. Tras las bambalinas. Desde el momento en que suena el despertador esa mañana —o, en realidad, desde unas horas antes—.
Antes de acostarme me aseguro de que todos los proveedores hayan confirmado que tienen la dirección del venue, la hora de montaje, las instrucciones de lo que deben hacer y el cronograma del evento. Aunque a estas alturas lo tienen más que claro, nunca dejo de enviar un último recordatorio el día anterior: prefiero que todo esté a mano y que no exista ningún margen para la duda.
Mi cabeza ha estado funcionando toda la noche, repasando detalles, así que cuando el despertador suena a las 6:00 a. m., apenas he dormido. Aun así, sé que la adrenalina me va a mantener muy activa. Por si acaso, me ayudo con un par de cafés.
La noche anterior ya había dejado cargada la camioneta con el material que tenía que llevar. No era mucho, pero sí muy importante. Los agaves con sus containers dorados que iban a decorar los back bar, el recipiente martilleado de plata para el efecto del dry ice del pastel de bodas (prometo vídeo de este momentazo) y una bolsa con neceser de maquillaje y ropa de cambio para las horas de la recepción.
Así, cojo mi cuaderno, el Mac y la tablet y salgo hacia el Colonnade. A las 7:00 a. m. estaba prevista la llegada de los floristas para comenzar a descargar y, sobre las 8:00 a. m., el equipo del hotel empezaría a trabajar en el layout del salón, guiándose por el esquema actualizado que esa misma semana había enviado a Jodi, la manager de esta boda en el Colonnade.
De camino, en el coche, el teléfono ya empieza a sonar. Recibo la llamada de Rodilla para avisarme de que los desayunos para las damas de honor y los groomsmen ya han sido entregados. Poco después, me llaman la maquilladora y las peluqueras: no encuentran la bridal room. Les indico cómo llegar y quedamos en vernos en cuanto yo llegue al hotel.
Nada más entrar, coloco primero los desayunos de las damas, que ya están listas para comenzar su sesión de belleza. Después dejo los desayunos de los groomsmen y bajo a descargar la camioneta, no sin antes dejar mis cosas en una de las salas que el hotel había dispuesto para mí.
Descargo los agaves en el salón (que está a estas horas totalmente vacío) y dejo la base para el dry ice del pastel en el office. Esperaré a la tarde para hablar con la jefa de sala y explicarle cómo iba a ser el montaje.
Le escribo a la novia para que sepa que ya estoy en el hotel y pueda avisarme cuando quiera que le acerque el desayuno. Había encargado una caja especial para la suite nupcial, donde ella ya había pasado la noche.
Habíamos establecido un itinerario muy claro para la maquilladora y las peluqueras. Con él en mano, me aseguré de que las estilistas pudieran trabajar a buen ritmo con las damas y, al mismo tiempo, reservar para la novia un amplio margen de tiempo. El timing en un evento de este tipo es esencial. El día es largo, sí, pero las horas pasan volando, y cada tarea tiene su momento exacto. Sin estilismo no hay fotos, y la fotógrafa tenía sus horas de trabajo perfectamente marcadas.
Pasé por el salón para comprobar si ya habían avanzado algo. Cuando esa mañana llegué al hotel estaba completamente vacío, así que confiaba en que esa imagen hubiese cambiado. Y así fue. Allí estaba el responsable de la sala de la mañana, Álvaro, que se presentó con mucha amabilidad. Tenía mi documento en la mano y a su equipo ya dispuesto, colocando mesas y sillas con una rigurosa exactitud.
También estaba Felipe, el floral designer, con todo su equipo. Ya habían descargado y estaban esperando a que las mesas estuviesen montadas para comenzar a colocar los arreglos florales en cada una de ellas. Algunos, los de menor tamaño, ya venían preparados; los de mayor formato se realizarían in situ, al igual que la decoración de la fuente que presidía la parte central del salón.
Mientras estaba en el salón, recibí la llamada de Andrea —mi novia—. Ya estaba despierta y quería saber cómo iba todo. Subí a la suite nupcial para entregarle el desayuno. Estaba agotada por la celebración del día anterior, pero la vi tranquila y feliz, y eso me encantó. Parecía otra Andrea. Había dejado atrás su papel activo de organizadora para permitirse confiar, soltarse y disfrutar de uno de los días más importantes de su vida. La confianza estaba puesta en mí, y no podía defraudarla.
En la bridal room todo iba sobre ruedas. Maca ya había maquillado a varias damas y las peluqueras trabajaban a muy buen ritmo. Contaba con grandes profesionales: Macarena como maquilladora y Sabrina y Niurka como estilistas.
En el salón, todas las mesas ya estaban montadas, pero junto al responsable de la sala y al florista decidimos modificar parte del layout para que la entrada de los novios quedara más despejada y el tiro de cámara desde atrás fuese limpio, permitiendo ver la cascada de baby breath que, para entonces, ya luciría en la fuente central del salón.
Las modificaciones el mismo día del evento son habituales. Yo acostumbro a escuchar las opiniones de los profesionales que me rodean, porque tienen la experiencia de haber trabajado en decenas —incluso cientos— de eventos. Creo firmemente que varios ojos ven más y mejor, y que varias cabezas pensando juntas llegan a conclusiones más acertadas.
Acompañé a las peluqueras a la suite nupcial para que atendieran a Andrea, le lavaran el cabello y le hicieran el recogido. También subí un bouquet de flores que me habían entregado en recepción y que, tras un pequeño momento de confusión, resultó ser un regalo de las damas —amigas de Andrea— para ella. Al llegar, el ambiente era tan especial que daba casi reparo irrumpir. Así que procuré no hacerme notar demasiado. Sus amigas, ese día en su papel de damas de honor, la estaban arropando y cuidando con una naturalidad lógica. La escena era perfecta: Andrea vestía un delicado conjunto de preparación de seda en color champagne y ellas, ya maquilladas y peinadas, llevaban sus batas en color fucsia. Subieron el volumen de la música y el ambiente empezó a animarse.
Cuando Sabrina terminó con el recogido de Andrea, la acompañé con mucho cuidado hasta la bridal room para evitar que Daniel, el novio, pudiera verla. Macarena había hecho un trabajo increíble con las damas, así que sabía que Andrea iba a quedar espectacular. Con ella ya en manos de Maca, bajé de nuevo al salón para ver cómo seguía todo y a la espera de que Andrea me llamase para acompañarla de nuevo a su cuarto, ya lista para vestirse.
Llamé a la empresa de alquiler de mobiliario: las barras de bar y las estanterías aún no habían llegado. El diseño de esa parte del salón y la elección de esas piezas había sido especialmente tedioso, así que estaba deseando ver cómo quedaban. Cuando por fin me atendieron, me dijeron que ya estaban descargando. Uffff!
Mientras tanto, el equipo de Tony estaba montando el escenario, las luces y el sonido. Le indiqué a los montadores dónde colocar el DJ booth en el escenario para que quedase espacio en la parte frontal para los novios, seguro que en la Hora Loca se animarían a subir para animar la fiesta. El DJ booth había quedado tal y como lo había diseñado. No me lo podía creer!
En algún momento tenían que llegar los problemas, pero, de momento, todo iba sobre ruedas.
El personal del hotel estaba ya vistiendo las mesas y colocando la vajilla, la cubertería y la cristalería. Les expliqué cómo debían disponerse el bajo plato y el plato de cortesía con la servilleta y el menú. No era costumbre en el hotel —en realidad, no lo era en Miami— colocar plato de cortesía, por lo que tuve que mostrarles cómo disponer todos los elementos en cada puesto. Era una exigencia muy explícita de la novia y su madre, y no podía pasarlo por alto.
Todo empezaba a tomar forma y, por el momento, ajustado al cronograma.
Recibo la llamada de Regina, la fotógrafa. Acababa de llegar. Esa misma semana había visitado el hotel para fotografiar y situar en el mapa los diferentes espacios en los que pensaba que debía tomar las instantáneas más importantes y se lo había enviado, así que los estaba recorriendo para después hacerlo con los novios. Después tomaría fotos de Andrea arreglándose y de detalles de la vestimenta en la suite nupcial.
La cascada floral de la fuente estaba prácticamente terminada. Aproveché ese momento para hablar con el equipo de floristas sobre cómo debía resolverse la decoración floral del escenario. Después repasé los back bar, asegurándome de que los estantes de vidrio lucieran completamente limpios y transparentes. Allí colocaríamos las botellas de tequila y whisky premium que la familia había comprado para invitar a los invitados a unos tragos cuando los padres y los novios lo decidieran.
La idea era iluminar las botellas desde abajo y, entre ellas, colocar los agaves que había comprado en un vivero de Miami, tal y como la madre de Andrea me había pedido. Los dispuse sobre unas bases doradas a juego con las estanterías. El resultado era elegante, pero a la vez muy natural.
Para entonces ya se me había pasado la hora de comer, como suele ocurrir en este tipo de días. Felipe y su equipo de floristas, con muchísima amabilidad, me ofrecieron unos slices de pizza que estaban comiendo durante un pequeño descanso. Aproveché para sentarme quince minutos en el suelo y charlar un rato con ellos.
Andrea y su madre también habían adquirido una gran cantidad de detalles especiales que debían encontrar su lugar dentro de la celebración: servilletas de cóctel personalizadas, removedores con sus nombres, pantuflas para las invitadas, barras de luz para la Hora Loca… Todo estaba reunido en una sala y ahora me tocaba a mí poner orden y decidir dónde debía ir cada cosa.
Lo destinado a las barras de bar quedó perfecto, pero para las pantuflas de las invitadas y las barras de luz necesité pedirle a la asistente, que venía de camino, que trajera del storage un par de cestas grandes para poder organizarlas correctamente. Mientras tanto, las pruebas de iluminación y sonido ya me anunciaban una fiesta que se me antojaba muy especial. Estaba deseando ver la cara de Andrea!, porque fue entonces —y solo entonces— cuando sentí que había conseguido que la sala luciera tal y como ella la había imaginado. Acababa de llegar el pastel de bodas. Sary lo guarda en un lugar seguro.
Mientras todo esto sucedía, Andrea ya había realizado su sesión de fotos en solitario y con sus damas de honor. Mario, el videógrafo, también había aprovechado para hacer sus tomas, y lo mismo ocurrió con Daniel y sus groomsmen. Andrea tenía muy claro que no quería que Daniel la viera hasta su llegada a la iglesia, así que la sesión de pareja quedaría para después de la ceremonia.
La hora de la ceremonia estaba ya muy próxima. Tendría lugar en una iglesia muy cercana al Hotel Colonnade, la Church of the Little Flowers. Prácticamente había decidido quedarme en el hotel, ya que mi papel en la iglesia no iba a ser necesario, pero terminé de confirmarlo cuando apareció el que sería el imprevisto más grande del día, uno de esos que hay que resolver sobre la marcha y a contrarreloj.
Para entonces ya había conocido a quien acabaría siendo mi aliada durante la celebración: Sary, la jefa de sala en ese turno en el Colonnade. Una gran profesional con la que todo fluyó como la seda. Fue ella quien me alertó de que faltaba algo muy importante. En Estados Unidos se colocan las place cards con la selección del plato de cada invitado. Es algo que en Europa no se utiliza, ya que los invitados no eligen el menú con antelación, sino en el propio evento. Aquí, en cambio, el plato principal se selecciona al confirmar la asistencia.
Por una falta de comunicación con el hotel, yo había dado por hecho que ellos se encargarían de preparar estas tarjetas, ya que les había facilitado el seating con la selección de cada comensal. Pero Sary me explicó que eso debía haberlo hecho yo: simplemente lo habíamos entendido de forma distinta.
Por suerte, contaba con la ayuda de Sofía, mi asistente, que venía de camino con los cestos para las pantuflas y la Hora Loca. Nos pusimos manos a la obra. Sary me facilitó place cards en blanco y me fui a mi sala a escribir, con mi pluma, el nombre de cada uno de los invitados: 136 en total. Con unas pequeñas estrellas doradas señalé a quienes habían elegido salmón y, con el seating en mano, entre Sofía y yo conseguimos resolverlo todo.
Faltaba media hora para que los novios regresaran de la iglesia. Mientras el equipo de floristas encendía las velas de todas las mesas, Ricky, el DJ, elegantemente vestido, ya estaba en su puesto. Coloqué las pantuflas en el baúl de mimbre y las barras de luz en las cestas que Sofía había traído.
Tenía quince minutos para asearme, cambiarme y maquillarme.
El salón estaba listo.El timing, bajo control.Los imprevistos, resueltos.
En unos minutos, Andrea y Daniel llegarían de la ceremonia, ya convertidos en marido y mujer. Y antes que ellos, todos los invitados. Todo lo que hasta ahora había sido montaje, logística y decisiones invisibles pasaría a un segundo plano.
A partir de ese instante comenzaría otra parte del trabajo. La que no se planifica en un cronograma. La que no sale en las fotos. La que solo ocurre cuando todo lo demás está en su sitio.
Yo lo sabía: el trabajo estaba hecho. Ahora solo quedaba estar. Coordinar. Observar. Anticiparse. Cuidar.
Gracias a Andrea (a su querida madre, Selma) y a Daniel por confiar en mí en un día tan importante para vosotros.
Peluquería: @hairbeautybysabrina
Video: @mariocarrera_videografo
Photo: @nimariweddings
Dj: @rickyfernandezz_
Makeup: @macasotom
Florals: @rosaliefllowers.us
Violin: @franklimaviolin
Iluminación, Sonido y Efectos: @ispdj
Rental: @decoraeventrental
Venue: @hotelcolonnade
Catering desayuno: @rodillaus